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Como usar o Access

Quem sou
Pau Monfort
@paumonfort
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Como instalar o Access

J√° mencionei h√° algumas linhas que o Access faz parte do pacote de produtividade do Microsoft Office: este √ļltimo, por√©m, n√£o est√° dispon√≠vel gratuitamente: s√≥ pode ser usado na compra de uma licen√ßa comercial ou na assinatura da plataforma Office. para que o acesso esteja dispon√≠vel no pacote, voc√™ deve comprar uma licen√ßa igual ou superior a Escrit√≥rio 365 In√≠cio, com pre√ßos a partir de 10 euro / m√™s. Antes de comprar, voc√™ ainda pode obter uma vers√£o de avalia√ß√£o gratuita do Office para avaliar se o Access √© a solu√ß√£o certa para voc√™.



N√£o sabe como baixar o Office gratuitamente? N√£o se preocupe, o procedimento √© bastante simples: conectado ao site do Microsoft Office 365, clique no bot√£o Experimente gr√°tis por 1 m√™s, digite o e-mail e a senha associados √† sua conta da Microsoft (se voc√™ n√£o tiver uma, voc√™ pode cri√°-la seguindo meu tutorial espec√≠fico) e pressione o bot√£o log in.

Neste ponto, preencha os formul√°rios mostrados na pr√≥xima p√°gina com as informa√ß√Ķes necess√°rias. S√≥ para ficar claro, adianto que ser√° solicitado que voc√™ especifique um m√©todo de pagamento- N√£o se preocupe, voc√™ n√£o ser√° cobrado at√© que a avalia√ß√£o do Office 365 termine (voc√™ pode desativar a renova√ß√£o autom√°tica antes que ela expire atrav√©s desta p√°gina da web). Depois de preencher os formul√°rios, tudo o que voc√™ precisa fazer √© seguir as instru√ß√Ķes na tela para baixar e instalar sua c√≥pia de avalia√ß√£o do Microsoft Office.

Você precisa de mais esclarecimentos sobre as etapas descritas acima? Recomendo que você dê uma olhada no meu guia sobre como baixar o Office, no qual eu expliquei tudo para você em detalhes.

Assim que a configura√ß√£o estiver conclu√≠da, voc√™ pode iniciar o Access usando o √≠cone residente no menu Iniciar / Tela inicial di Windows (acessado clicando no √≠cone em forma de bandeira localizado no canto inferior esquerdo da tela) ou da pasta Aplica√ß√Ķes di MacOS.



Como criar um banco de dados no Access

Como j√° mencionei no in√≠cio do post, criar um banco de dados no Access n√£o √© complicado, por√©m voc√™ precisa saber exatamente os crit√©rios pelos quais organizar os dados em seu poder. Antes de prosseguirmos e agirmos de fato, quero esclarecer alguns conceitos fundamentais sobre os elementos que comp√Ķem um banco de dados.

  • mesa - √© um conjunto de linhas horizontais e colunas verticais. Nas colunas (ou campos) s√£o indicados propriedade elemento, enquanto cada linha identifica um dado preciso. Se quisermos tomar como exemplo uma tabela de alunos, as colunas ser√£o definidas propriedade de cada aluno, um para cada coluna: voc√™ ter√° o campo Nome, o campo sobrenome, o campo Ano de nascimento, o campo C√≥digo tribut√°rio, o campo Ano de estudo e assim por diante. Cada linha, por outro lado, define um √ļnico aluno. Elementos homog√™neos (ou seja, tendo as mesmas propriedades) devem ser especificados em cada tabela do Access.
  • Entidade - √© o nome t√©cnico que define os elementos que fazem parte de uma tabela.
  • Cella - esta √© a unidade (com seu valor atribu√≠do) na qual uma linha e uma coluna se cruzam.
  • Registro - √© o conjunto de propriedades de uma entidade espec√≠fica pertencente √† tabela: em outras palavras, um registro nada mais √© do que uma linha da tabela que define um elemento espec√≠fico.
  • Chave prim√°ria - √© o campo de uma tabela que identifica exclusivamente cada elemento. Em outras palavras, a chave prim√°ria √© uma ‚Äúpropriedade √ļnica‚ÄĚ de um objeto: se quisermos tomar o exemplo do aluno, poder√≠amos usar a coluna do c√≥digo de imposto como a chave prim√°ria. Como √© f√°cil de entender, em uma tabela n√£o pode haver duas chaves prim√°rias iguais.
  • relat√≥rio - √© a ‚Äúrela√ß√£o‚ÄĚ que liga duas tabelas contendo tamb√©m elementos distintos. Por exemplo, tabelas Estudante ed Exames, eles podem ser vinculados da esquerda para a direita pelo relacionamento suportes (o aluno faz o exame) e do relat√≥rio apoiado por da direita para a esquerda (exame feito pelo aluno). Os relacionamentos s√£o utilizados em bancos de dados compostos por mais de uma tabela, quando os elementos de cada uma delas precisam estar "vinculados" de alguma forma.

Agora que voc√™ est√° familiarizado com a terminologia b√°sica de banco de dados, √© hora de come√ßar a trabalhar: se ainda n√£o o fez, inicie o programa Acesso a, clique no √≠cone Banco de dados de √°rea de trabalho em branco, atribua um nome ao banco de dados digitando-o na caixa de texto fornecida e clique no bot√£o Crea.



Assim como os outros componentes do Office, voc√™ pode usar modelos de banco de dados prontos: voc√™ pode pesquisar usando a √°rea de texto apropriada localizada na parte superior (por exemplo, Gest√£o de produtos), clique no √≠cone que melhor se adapta √†s suas necessidades e, em seguida, no bot√£o Crea. Por conveni√™ncia, vou me referir a um banco de dados vazio a partir de agora.

Por padr√£o, o Access cria uma tabela contendo um campo ID, j√° definido para ser um chave prim√°ria: Se desejar, voc√™ pode renomear o campo clicando com o bot√£o direito nas entradas correspondentes e selecionando Renomear campo no menu proposto. Se, por exemplo, voc√™ deseja criar uma tabela que cont√©m uma lista de alunos, voc√™ pode renomear o campo ID in C√≥digo Fiscal.

Voc√™ pode definir o tipo de dados que um campo deve conter, bem como suas propriedades, clicando no campo a ser modificado e depois no item Campi: Voc√™ pode usar os menus suspensos Tipo de dadosFormato (se aplic√°vel) para especific√°-lo. Neste exemplo, o n√ļmero do seguro social pode ser especificado como pequeno texto: voc√™ pode especificar o comprimento m√°ximo na caixa Tamanho do campo. Neste exemplo, o n√ļmero do seguro social √© exatamente longo Caracteres 16.

Se necess√°rio, voc√™ pode marcar a caixa obrigat√≥rio, para evitar que um campo seja deixado em branco. Para adicionar um novo campo, voc√™ pode usar os bot√Ķes Texto curto, n√ļmero, moeda, data e hora, sim / n√£oOutros campos presente no cart√£o Campiou clique no item Clique para adicionar colocado dentro da mesa. Para excluir um campo, basta fazer clique com o bot√£o direito nele e selecione o item Apagar campo no menu proposto.


Adicionar dados

Agora que você finalmente criou a estrutura da sua tabela, é hora de preenchê-la com os dados de que você precisa! Não se preocupe, a operação é muito simples: clique na célula que deseja preencher e digite os dados que deseja atribuir a ela.


Voc√™ pode mover de um campo para outro no registro pressionando a tecla Aba (geralmente localizado acima da tecla Shift no teclado) e inicie um novo registro pressionando a tecla Transmiss√£o. Se eu tivesse atribu√≠do o atributo obrigat√≥rio a um campo (intervindo na caixa relevante, como expliquei anteriormente), voc√™ deve necessariamente atribuir um valor a ele antes de prosseguir com o pr√≥ximo registro.

Para deletar um registro, fa√ßa clique com o bot√£o direito no ret√Ęngulo cinza localizado √† esquerda do primeiro campo que o identifica, selecione o item Apagar registro a partir do menu que abre e, em seguida, pressiona o bot√£o Sim.

Assim que a tabela estiver completa, voc√™ pode salv√°-la pressionando o bot√£o ressalva, o modelado disquete localizado no canto superior esquerdo da tela de acesso, dando um nome √† sua mesa.

Voc√™ pode criar novas tabelas em seu banco de dados clicando na se√ß√£o Crea, localizado na barra superior e, a seguir, no bot√£o mesa.

Crie relacionamentos entre tabelas

O m√©todo mais simples de criar relacionamentos entre duas tabelas √© certamente "vincular" as respectivas chaves prim√°rias: querendo voltar ao exemplo anterior, √© poss√≠vel criar uma rela√ß√£o entre entidades Aluna ed esame, do tipo Aluno "suporta" Exame, criando uma conex√£o entre as chaves que identificam exclusivamente os registros de cada tabela, ou seja, C√≥digo tribut√°rioC√≥digo de exame. Em termos muito simples, isso faz com que o banco de dados entenda que os alunos e os exames inseridos nas tabelas est√£o conectados entre si de alguma forma.

Aparentemente, isso pode parecer in√ļtil para voc√™, mas garanto que n√£o, pois, al√©m de atribuir certa ordem e consist√™ncia aos dados, estabelecer rela√ß√Ķes entre tabelas pode servir para gerar pr√°ticas Denunciar: por exemplo, na tabela Aluno, um campo hipot√©tico N√ļmero de exames realizados ele pode conter a contagem autom√°tica das rela√ß√Ķes entre o registro do aluno e os elementos relacionados da mesa de exame. Desta forma, quando um aluno for fazer uma prova, basta atualizar o relat√≥rio e a contagem total ser√° gerada automaticamente quando solicitado.

Compreendendo a utilidade dos relacionamentos, √© hora de come√ßar a trabalhar. Para criar um, clique no item Ferramentas de banco de dados colocado no topo, depois no bot√£o rela√ß√Ķes: a partir do pequeno painel proposto, selecione a primeira mesa que deseja envolver no relacionamento, pressione o bot√£o Adicionar e repita a opera√ß√£o com os seguintes. Depois de adicionar todas as tabelas necess√°rias, pressione o bot√£o perto.

Neste ponto, clique no novo painel rela√ß√Ķes que aparece na tela de acesso, selecione com o mouse o chave prim√°ria que identifica os registros da primeira tabela (marcados com um √≠cone de l√Ęmpada), arraste-o para o chave prim√°ria da segunda mesa e, em seguida, pressiona o bot√£o Crea: o aparecimento de uma seta conectando uma mesa a outra confirma que a rela√ß√£o foi criada.

Depois de criar os relacionamentos necess√°rios, pressione o bot√£o perto localizado na parte superior e, em seguida, no bot√£o Sim para retornar √† visualiza√ß√£o da tabela.

Executar consultas

Uma das ferramentas mais v√°lidas de Access, e de bancos de dados relacionais em geral, √© a capacidade de executar consultas direcionado, definido em jarg√£o pergunta: estas ferramentas, em particular, s√£o essenciais para realizar qualquer tipo de pesquisa na base de dados (ex. "Mostrar os nomes dos 9 exames CFU"), para modificar registros inteiros em massa ou, novamente, para gerar novas tabelas ou relat√≥rios de tabelas existentes (por exemplo, "todos os usu√°rios que fizeram o exame de programa√ß√£o 1").

Principalmente, existem dois tipos de consultas: as de sele√ß√£o, que permitem mostrar o resultado de uma pesquisa com base em determinados par√Ęmetros, e os de Comando, que permitem que voc√™ execute altera√ß√Ķes em massa em v√°rios registros de uma vez com base em um crit√©rio de pesquisa espec√≠fico.

Para gerar uma consulta, clique na se√ß√£o Crea colocado no topo, depois no bot√£o Estrutura de consulta: selecione a tabela que voc√™ est√° interessado em visualizar os resultados do menu proposto, pressione o bot√£o Adicionar e finalmente, su perto. Em seguida, clique no painel Query1 que aparece na tela.

Inicialmente, a tela pode parecer um pouco complicada, mas na verdade √© um dos recursos mais poderosos do Access: clique na c√©lula Campo mais √† esquerda, selecione um campo da tabela usando o menu suspenso proposto e clique nele para adicion√°-lo √† consulta, a seguir repita a opera√ß√£o com os seguintes campos.

Neste ponto, você pode refinar sua pesquisa agindo sobre os vários itens da pequena tabela mostrada abaixo, modificando-os desta forma.

  • Ordem - voc√™ pode classificar os resultados da sua pesquisa de acordo com um campo espec√≠fico, definindo os itens Crescentes ou Decrescentes em correspond√™ncia com o pr√≥prio campo.
  • Mostra - ao colocar a marca de sele√ß√£o na caixa, o campo √© mostrado nos resultados.
  • Crit√©rio - aqui voc√™ pode definir os crit√©rios para refinar os resultados com base no campo escolhido (por exemplo, exibir os alunos cujo ano do curso √© maior ou igual ao segundo).
  • Ou - se√ß√£o √ļtil para especificar opera√ß√Ķes de uni√£o l√≥gicas.

Assim que a consulta for definida corretamente, pressione o bot√£o Corre: ser√° gerada em tempo real uma tabela contendo os resultados da consulta realizada.

Se voc√™ estiver familiarizado com a linguagem SQL e com as opera√ß√Ķes de controle (ALTER, JUNTE-SECROSS JOIN e assim por diante), voc√™ pode us√°-los usando os bot√Ķes Atualizandoelimina√ß√£oAtravessar e Enfileiramento na tela Vista de destaques analisado agora. Se voc√™ deseja emitir manualmente as instru√ß√Ķes SQL, pressione o bot√£o Defini√ß√£o de dados para prosseguir.

Gerar relatórios

Gerar um relatório é certamente a maneira mais rápida de ter acesso imediato aos dados que você deseja analisar em seu banco de dados. Só para dar um exemplo, voltando ao nosso banco de dados de Alunos / Exames, você pode gerar um relatório mostrando todos os alunos que fizeram o exame de Programação 1.

Como voc√™ pode imaginar, voc√™ pode criar um relat√≥rio come√ßando com um mesa ou de uma especifica√ß√£o pergunta definida com o procedimento que lhe expliquei h√° pouco: em geral, o que voc√™ deve fazer √© clicar na tabela ou consulta que deseja gerar o relat√≥rio, v√° para a se√ß√£o Crio, aperte o bot√£o Wizard rrelat√≥rio e siga as instru√ß√Ķes na tela para definir os campos a serem inclu√≠dos, os crit√©rios a serem seguidos e, se necess√°rio, as op√ß√Ķes de agrupamento. Depois que o relat√≥rio √© gerado, voc√™ pode modificar sua estrutura fazendo clique com o bot√£o direito no item relevante localizado na caixa Report no painel esquerdo e selecionando Vis√£o da estrutura no menu de contexto proposto.

Infelizmente, n√£o posso ser mais espec√≠fico sobre esta opera√ß√£o, pois s√£o tantos os casos a serem analisados ‚Äč‚Äče a extens√£o deste guia n√£o seria suficiente para analis√°-los todos. O que posso garantir, no entanto, √© que voc√™ precisa de um pouco de pr√°tica para se familiarizar com essa ferramenta poderosa!

Na verdade, uma vez adquirida a experiência necessária, bastam alguns segundos para ter acesso apenas e apenas à parte dos dados que pretende analisar, otimizando assim o tempo ao seu dispor e aumentando a produtividade: é precisamente este o poder do Access, você não acha?

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