Como instalar o Access
Já mencionei há algumas linhas que o Access faz parte do pacote de produtividade do Microsoft Office: este último, porém, não está disponível gratuitamente: só pode ser usado na compra de uma licença comercial ou na assinatura da plataforma Office. para que o acesso esteja disponível no pacote, você deve comprar uma licença igual ou superior a Escritório 365 Início, com preços a partir de 10 euro / mês. Antes de comprar, você ainda pode obter uma versão de avaliação gratuita do Office para avaliar se o Access é a solução certa para você.
Não sabe como baixar o Office gratuitamente? Não se preocupe, o procedimento é bastante simples: conectado ao site do Microsoft Office 365, clique no botão Experimente grátis por 1 mês, digite o e-mail e a senha associados à sua conta da Microsoft (se você não tiver uma, você pode criá-la seguindo meu tutorial específico) e pressione o botão log in.
Neste ponto, preencha os formulários mostrados na próxima página com as informações necessárias. Só para ficar claro, adianto que será solicitado que você especifique um método de pagamento- Não se preocupe, você não será cobrado até que a avaliação do Office 365 termine (você pode desativar a renovação automática antes que ela expire através desta página da web). Depois de preencher os formulários, tudo o que você precisa fazer é seguir as instruções na tela para baixar e instalar sua cópia de avaliação do Microsoft Office.
Você precisa de mais esclarecimentos sobre as etapas descritas acima? Recomendo que você dê uma olhada no meu guia sobre como baixar o Office, no qual eu expliquei tudo para você em detalhes.
Assim que a configuração estiver concluída, você pode iniciar o Access usando o ícone residente no menu Iniciar / Tela inicial di Windows (acessado clicando no ícone em forma de bandeira localizado no canto inferior esquerdo da tela) ou da pasta Aplicações di MacOS.
Como criar um banco de dados no Access
Como já mencionei no início do post, criar um banco de dados no Access não é complicado, porém você precisa saber exatamente os critérios pelos quais organizar os dados em seu poder. Antes de prosseguirmos e agirmos de fato, quero esclarecer alguns conceitos fundamentais sobre os elementos que compõem um banco de dados.
- mesa - é um conjunto de linhas horizontais e colunas verticais. Nas colunas (ou campos) são indicados propriedade elemento, enquanto cada linha identifica um dado preciso. Se quisermos tomar como exemplo uma tabela de alunos, as colunas serão definidas propriedade de cada aluno, um para cada coluna: você terá o campo Nome, o campo sobrenome, o campo Ano de nascimento, o campo Código tributário, o campo Ano de estudo e assim por diante. Cada linha, por outro lado, define um único aluno. Elementos homogêneos (ou seja, tendo as mesmas propriedades) devem ser especificados em cada tabela do Access.
- Entidade - é o nome técnico que define os elementos que fazem parte de uma tabela.
- Cella - esta é a unidade (com seu valor atribuído) na qual uma linha e uma coluna se cruzam.
- Registro - é o conjunto de propriedades de uma entidade específica pertencente à tabela: em outras palavras, um registro nada mais é do que uma linha da tabela que define um elemento específico.
- Chave primária - é o campo de uma tabela que identifica exclusivamente cada elemento. Em outras palavras, a chave primária é uma “propriedade única” de um objeto: se quisermos tomar o exemplo do aluno, poderíamos usar a coluna do código de imposto como a chave primária. Como é fácil de entender, em uma tabela não pode haver duas chaves primárias iguais.
- relatório - é a “relação” que liga duas tabelas contendo também elementos distintos. Por exemplo, tabelas Estudante ed Exames, eles podem ser vinculados da esquerda para a direita pelo relacionamento suportes (o aluno faz o exame) e do relatório apoiado por da direita para a esquerda (exame feito pelo aluno). Os relacionamentos são utilizados em bancos de dados compostos por mais de uma tabela, quando os elementos de cada uma delas precisam estar "vinculados" de alguma forma.
Agora que você está familiarizado com a terminologia básica de banco de dados, é hora de começar a trabalhar: se ainda não o fez, inicie o programa Acesso a, clique no ícone Banco de dados de área de trabalho em branco, atribua um nome ao banco de dados digitando-o na caixa de texto fornecida e clique no botão Crea.
Assim como os outros componentes do Office, você pode usar modelos de banco de dados prontos: você pode pesquisar usando a área de texto apropriada localizada na parte superior (por exemplo, Gestão de produtos), clique no ícone que melhor se adapta às suas necessidades e, em seguida, no botão Crea. Por conveniência, vou me referir a um banco de dados vazio a partir de agora.
Por padrão, o Access cria uma tabela contendo um campo ID, já definido para ser um chave primária: Se desejar, você pode renomear o campo clicando com o botão direito nas entradas correspondentes e selecionando Renomear campo no menu proposto. Se, por exemplo, você deseja criar uma tabela que contém uma lista de alunos, você pode renomear o campo ID in Código Fiscal.
Você pode definir o tipo de dados que um campo deve conter, bem como suas propriedades, clicando no campo a ser modificado e depois no item Campi: Você pode usar os menus suspensos Tipo de dados e Formato (se aplicável) para especificá-lo. Neste exemplo, o número do seguro social pode ser especificado como pequeno texto: você pode especificar o comprimento máximo na caixa Tamanho do campo. Neste exemplo, o número do seguro social é exatamente longo Caracteres 16.
Se necessário, você pode marcar a caixa obrigatório, para evitar que um campo seja deixado em branco. Para adicionar um novo campo, você pode usar os botões Texto curto, número, moeda, data e hora, sim / não e Outros campos presente no cartão Campiou clique no item Clique para adicionar colocado dentro da mesa. Para excluir um campo, basta fazer clique com o botão direito nele e selecione o item Apagar campo no menu proposto.
Adicionar dados
Agora que você finalmente criou a estrutura da sua tabela, é hora de preenchê-la com os dados de que você precisa! Não se preocupe, a operação é muito simples: clique na célula que deseja preencher e digite os dados que deseja atribuir a ela.
Você pode mover de um campo para outro no registro pressionando a tecla Aba (geralmente localizado acima da tecla Shift no teclado) e inicie um novo registro pressionando a tecla Transmissão. Se eu tivesse atribuído o atributo obrigatório a um campo (intervindo na caixa relevante, como expliquei anteriormente), você deve necessariamente atribuir um valor a ele antes de prosseguir com o próximo registro.
Para deletar um registro, faça clique com o botão direito no retângulo cinza localizado à esquerda do primeiro campo que o identifica, selecione o item Apagar registro a partir do menu que abre e, em seguida, pressiona o botão Sim.
Assim que a tabela estiver completa, você pode salvá-la pressionando o botão ressalva, o modelado disquete localizado no canto superior esquerdo da tela de acesso, dando um nome à sua mesa.
Você pode criar novas tabelas em seu banco de dados clicando na seção Crea, localizado na barra superior e, a seguir, no botão mesa.
Crie relacionamentos entre tabelas
O método mais simples de criar relacionamentos entre duas tabelas é certamente "vincular" as respectivas chaves primárias: querendo voltar ao exemplo anterior, é possível criar uma relação entre entidades Aluna ed esame, do tipo Aluno "suporta" Exame, criando uma conexão entre as chaves que identificam exclusivamente os registros de cada tabela, ou seja, Código tributário e Código de exame. Em termos muito simples, isso faz com que o banco de dados entenda que os alunos e os exames inseridos nas tabelas estão conectados entre si de alguma forma.
Aparentemente, isso pode parecer inútil para você, mas garanto que não, pois, além de atribuir certa ordem e consistência aos dados, estabelecer relações entre tabelas pode servir para gerar práticas Denunciar: por exemplo, na tabela Aluno, um campo hipotético Número de exames realizados ele pode conter a contagem automática das relações entre o registro do aluno e os elementos relacionados da mesa de exame. Desta forma, quando um aluno for fazer uma prova, basta atualizar o relatório e a contagem total será gerada automaticamente quando solicitado.
Compreendendo a utilidade dos relacionamentos, é hora de começar a trabalhar. Para criar um, clique no item Ferramentas de banco de dados colocado no topo, depois no botão relações: a partir do pequeno painel proposto, selecione a primeira mesa que deseja envolver no relacionamento, pressione o botão Adicionar e repita a operação com os seguintes. Depois de adicionar todas as tabelas necessárias, pressione o botão perto.
Neste ponto, clique no novo painel relações que aparece na tela de acesso, selecione com o mouse o chave primária que identifica os registros da primeira tabela (marcados com um ícone de lâmpada), arraste-o para o chave primária da segunda mesa e, em seguida, pressiona o botão Crea: o aparecimento de uma seta conectando uma mesa a outra confirma que a relação foi criada.
Depois de criar os relacionamentos necessários, pressione o botão perto localizado na parte superior e, em seguida, no botão Sim para retornar à visualização da tabela.
Executar consultas
Uma das ferramentas mais válidas de Access, e de bancos de dados relacionais em geral, é a capacidade de executar consultas direcionado, definido em jargão pergunta: estas ferramentas, em particular, são essenciais para realizar qualquer tipo de pesquisa na base de dados (ex. "Mostrar os nomes dos 9 exames CFU"), para modificar registros inteiros em massa ou, novamente, para gerar novas tabelas ou relatórios de tabelas existentes (por exemplo, "todos os usuários que fizeram o exame de programação 1").
Principalmente, existem dois tipos de consultas: as de seleção, que permitem mostrar o resultado de uma pesquisa com base em determinados parâmetros, e os de Comando, que permitem que você execute alterações em massa em vários registros de uma vez com base em um critério de pesquisa específico.
Para gerar uma consulta, clique na seção Crea colocado no topo, depois no botão Estrutura de consulta: selecione a tabela que você está interessado em visualizar os resultados do menu proposto, pressione o botão Adicionar e finalmente, su perto. Em seguida, clique no painel Query1 que aparece na tela.
Inicialmente, a tela pode parecer um pouco complicada, mas na verdade é um dos recursos mais poderosos do Access: clique na célula Campo mais à esquerda, selecione um campo da tabela usando o menu suspenso proposto e clique nele para adicioná-lo à consulta, a seguir repita a operação com os seguintes campos.
Neste ponto, você pode refinar sua pesquisa agindo sobre os vários itens da pequena tabela mostrada abaixo, modificando-os desta forma.
- Ordem - você pode classificar os resultados da sua pesquisa de acordo com um campo específico, definindo os itens Crescentes ou Decrescentes em correspondência com o próprio campo.
- Mostra - ao colocar a marca de seleção na caixa, o campo é mostrado nos resultados.
- Critério - aqui você pode definir os critérios para refinar os resultados com base no campo escolhido (por exemplo, exibir os alunos cujo ano do curso é maior ou igual ao segundo).
- Ou - seção útil para especificar operações de união lógicas.
Assim que a consulta for definida corretamente, pressione o botão Corre: será gerada em tempo real uma tabela contendo os resultados da consulta realizada.
Se você estiver familiarizado com a linguagem SQL e com as operações de controle (ALTER, JUNTE-SE, CROSS JOIN e assim por diante), você pode usá-los usando os botões Atualizando, eliminação, Atravessar e Enfileiramento na tela Vista de destaques analisado agora. Se você deseja emitir manualmente as instruções SQL, pressione o botão Definição de dados para prosseguir.
Gerar relatórios
Gerar um relatório é certamente a maneira mais rápida de ter acesso imediato aos dados que você deseja analisar em seu banco de dados. Só para dar um exemplo, voltando ao nosso banco de dados de Alunos / Exames, você pode gerar um relatório mostrando todos os alunos que fizeram o exame de Programação 1.
Como você pode imaginar, você pode criar um relatório começando com um mesa ou de uma especificação pergunta definida com o procedimento que lhe expliquei há pouco: em geral, o que você deve fazer é clicar na tabela ou consulta que deseja gerar o relatório, vá para a seção Crio, aperte o botão Wizard rrelatório e siga as instruções na tela para definir os campos a serem incluídos, os critérios a serem seguidos e, se necessário, as opções de agrupamento. Depois que o relatório é gerado, você pode modificar sua estrutura fazendo clique com o botão direito no item relevante localizado na caixa Report no painel esquerdo e selecionando Visão da estrutura no menu de contexto proposto.
Infelizmente, não posso ser mais específico sobre esta operação, pois são tantos os casos a serem analisados e a extensão deste guia não seria suficiente para analisá-los todos. O que posso garantir, no entanto, é que você precisa de um pouco de prática para se familiarizar com essa ferramenta poderosa!
Na verdade, uma vez adquirida a experiência necessária, bastam alguns segundos para ter acesso apenas e apenas à parte dos dados que pretende analisar, otimizando assim o tempo ao seu dispor e aumentando a produtividade: é precisamente este o poder do Access, você não acha?
Como usar o Access
