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Como usar o Excel

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Joel Fulleda
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Usando o Excel em um computador

Microsoft Excel √© um software que permite realizar c√°lculos sobre os dados, distribuindo-os em tabelas e gr√°ficos. √Č um software pertencente √† categoria produtividade amplamente utilizado por empresas e usu√°rios normais. Na verdade, geralmente pode ser usado para realizar at√© c√°lculos simples de contabilidade dom√©stica. √Č pago e requer a aquisi√ß√£o de uma licen√ßa de utiliza√ß√£o com pre√ßos a partir de ‚ā¨ 69,00 / ano, mas tamb√©m est√° dispon√≠vel uma vers√£o experimental gratuita com a dura√ß√£o de 30 dias e existem vers√Ķes online e mobile, utiliz√°veis ‚Äč‚Äčsem custos.



Se voc√™ tamb√©m decidiu usar o Microsoft Excel, baixe o software seguindo meu guia sobre como baixar o Excel, depois volte aqui e leia as dicas que voc√™ encontra neste guia. Hoje, de fato, vou abordar o tema Excel ilustrando todas as principais fun√ß√Ķes e recursos deste poderoso programa que, como j√° mencionado, est√° dispon√≠vel tanto para Windows que para MacOS, bem como para dispositivos m√≥veis e na vers√£o online.

Crie uma planilha

O primeiro passo é começar Microsoft Excel por meio de seu ícone na área de trabalho do Windows, no menu Iniciar ou, no caso do macOS, no Launchpad. Assim que o programa for aberto, você será solicitado a indicar o modelo a ser selecionado para a entrada de dados.

Voc√™ pode, por exemplo, escolher o modelo Calend√°rio acad√™mico, para criar um di√°rio eletr√īnico, ou Planejamento de aus√™ncias de funcion√°rios, para gerir os dias de f√©rias e doen√ßa dos seus colaboradores.

No nosso caso, entretanto, cuidarei de explicar como o Excel funciona, levando em consideração um modelo em branco. Em seguida, selecione o item Pasta de trabalho em branco para acessar a planilha do Microsoft Excel.



O que ser√° apresentado a voc√™ ser√° uma planilha dividida em coluna e linhas, portanto, composto de C√©lulas. As colunas s√£o identificadas com as letras do alfabeto, enquanto as linhas por uma numera√ß√£o progressiva. Na barra superior, no entanto, existem alguns cart√Ķes que permitem acessar todas as fun√ß√Ķes oferecidas pelo Excel.

Nos próximos parágrafos, explicarei como usar alguns dos recursos mais importantes disponíveis nessas guias. Portanto, preste muita atenção para entender melhor como o software funciona.

Formatação de célula

A planilha do Excel é composta por várias células. Ao clicar duas vezes em um deles, você entrará no modo Editar, que permite digitar qualquer tipo de dado ou fórmula. Assim como é possível fazer usando o Microsoft Word, o Excel também é possível formate o texto de forma a realizar uma paginação dos dados de forma atractiva e, sobretudo, organizada, no caso de a obra se destinar a ser apresentada a outras pessoas.

Alcan√ßando o tabuleiro In√≠cio, voc√™ pode encontrar v√°rios bot√Ķes divididos por categoria que permitem realizar esta opera√ß√£o. Por exemplo, na se√ß√£o Personagem, voc√™ pode selecionar o fonte, a tamanho da fonte, The estilo (Audacioso [G], it√°lico [C] e sublinhado [S]) E o colora√ß√£o. Na se√ß√£o AlinhamentoEm vez disso, voc√™ pode alinhar o texto √† esquerda, direita e centralizado ou criar recuos de par√°grafo.

Na secção numeri, você pode definir a forma como o Excel deve se comportar quando os dados são inseridos em uma célula: clicando no menu suspenso com o texto Geral, você pode selecionar o estilo dos dados inseridos, como um dados, uma moeda ou do texto, apenas para dar alguns exemplos.



Al√©m disso, voc√™ pode alterar o tamanho das colunas e linhas ou insira ou exclua novos, usando as fun√ß√Ķes que voc√™ encontra na se√ß√£o Celle. Voc√™ tamb√©m pode definir deuses filtros, caso voc√™ tenha organizado os dados em uma tabela, usando a fun√ß√£o Classificar e filtrar, presente na se√ß√£o Editar. Neste caso, ao aplicar filtros nas c√©lulas que cont√™m os r√≥tulos das colunas, voc√™ poder√° filtrar os dados usando o √≠cone com o s√≠mbolo (‚Ėľ).

Se, por outro lado, voc√™ precisar fazer alguns c√°lculos r√°pidos, na guia Editar, por favor consulte a fun√ß√£o SOMA, que permite que voc√™ execute o soma alg√©brica valores presentes em um intervalo definido pelo usu√°rio. Ao clicar no √≠cone com o s√≠mbolo (‚Ėľ), localizado pr√≥ximo a esta fun√ß√£o, voc√™ pode selecionar outros par√Ęmetros de c√°lculo, como meios de comunica√ß√£o e contagem de valores.

Para saber mais sobre como funciona o Excel em relação aos cálculos básicos, recomendo que você consulte meus tutoriais sobre como adicionar no Excel, como subtrair com o Excel, como multiplicar no Excel e como calcular a porcentagem no Excel.

Insira tabelas e gr√°ficos din√Ęmicos

Outra fun√ß√£o √ļtil do Excel √© a que voc√™ precisa fazer tabelas din√Ęmicas; permitem resumir os dados de forma resumida e organizada, de acordo com os par√Ęmetros estabelecidos pelo usu√°rio.

Para criar uma tabela din√Ęmica, clique na guia entrar e ent√£o clique no bot√£o Tabela Din√Ęmica. Posteriormente, voc√™ poder√° ver na tela uma janela solicitando a inser√ß√£o de dados de um intervalo existente e a c√©lula onde o Excel ir√° gerar a tabela din√Ęmica. Depois de confirmar as informa√ß√Ķes solicitadas, a barra lateral direita mostrar√° os tipos de dados para arrastar para os campos Filtros, Coluna, Listras o Valores.



Se voc√™ precisar de mais informa√ß√Ķes sobre como usar uma tabela din√Ęmica, sugiro que leia meu guia dedicado a este t√≥pico.

Além disso, sempre dentro do cartão entrar, você tem a possibilidade de distribuir os dados sobre os deuses gráficos. Você pode, de fato, fazer histogramas, dos gráficos nas linhas, a dispersão o a torta. Em suma, você tem todos os tipos de gráficos disponíveis para organizar seus dados de trabalho.

Os bot√Ķes espec√≠ficos para cada tipo de gr√°fico est√£o presentes na se√ß√£o Gr√°ficos ou voc√™ pode v√™-los clicando no bot√£o Gr√°ficos recomendados e, em seguida, selecionando a guia Todos os gr√°ficos, na tela exibida. Se voc√™ deseja obter mais informa√ß√Ķes sobre como criar um gr√°fico no Microsoft Excel, sugiro que leia meu guia dedicado a este t√≥pico.

Inserindo fórmulas

Outro recurso muito importante do Excel √© aquele relacionado ao uso de fun√ß√Ķes. Estas s√£o f√≥rmulas que permitem realizar c√°lculos ou extrair informa√ß√Ķes em intervalos definidos pelo usu√°rio.

Existem muitas fun√ß√Ķes no Excel e estas s√£o divididas por categoria, com base em seu escopo de uso. S√≥ para dar alguns exemplos, existem fun√ß√Ķes pertencentes a categorias Financeiro, estat√≠stica, L√≥gicas o Matem√°tica.

A inser√ß√£o de uma fun√ß√£o √© muito simples: para isso, selecione uma c√©lula clicando nela e pressione a tecla Fun√ß√£o de inser√ß√£o, que voc√™ encontra no cart√£o F√≥rmulas, na se√ß√£o Biblioteca de fun√ß√Ķes. Neste ponto, na pr√≥xima tela que √© mostrada a voc√™, procure a fun√ß√£o que melhor se adapta √†s suas necessidades.

Por exemplo, se voc√™ quiser colocar o texto de uma c√©lula em mai√ļscula, v√° para o adjacente e insira a fun√ß√£o MUDAN√áA (...) atrav√©s do procedimento que indiquei a voc√™ nas linhas anteriores. Na tela de argumentos da fun√ß√£o, ser√° solicitado que voc√™ selecione a c√©lula a ser convertida em mai√ļsculas; depois de selecion√°-lo, pressione em OK para ver imediatamente o resultado da fun√ß√£o rec√©m-inserida.

Gest√£o de dados

No Microsoft Excel é possível importar os dados também de fontes externas: no cartão Dar, existem alguns recursos que permitem realizar esta operação.

Para fazer isso, clique no botão Carregar dados externos: desta forma, um menu drop-down é mostrado através do qual você deve indicar a fonte a ser usada para importar seus dados. Você pode escolher, por exemplo, importar um banco de dados Microsoft Access ou até mesmo um arquivo de texto.

Pode acontecer que ao importar arquivos em CSV, eles aparecem em uma √ļnica coluna, em vez de espalhados por uma tabela. Como resolver? Basta clicar no bot√£o Texto em colunas, presente no cart√£o Dar e na se√ß√£o Ferramentas de dados; isso permite que voc√™ converta um conjunto de dados CSV em uma tabela do Excel.

Além disso, você pode aplicar o data de validade inseridos nas células, desde que atendam aos requisitos definidos pelo usuário. Para fazer isso, sempre agindo por meio do cartão Dar, aperte o botão Data de validade (está localizado na seção Ferramentas de dados).

Desta forma, √© exibida uma janela que permite selecionar os tipos de dados que s√£o permitidos no momento da inser√ß√£o em c√©lulas espec√≠ficas. Apenas como exemplo, voc√™ pode escolher permitir apenas n√ļmeros dentro de um intervalo definido ou aceitar apenas dados no formato de data.

Opcionalmente, você também pode definir deuses mensagens de entrada e de erro que são mostrados a qualquer pessoa que insira dados na planilha do Excel.

Revisão e proteção de arquivos

O Microsoft Excel também inclui o verificação ortográfica, para verificar a exatidão dos textos da planilha. Para usá-lo, vá até a guia revisão e, em correspondência com a seção Ferramentas de correção, Comece o Verificar Ortografiapressionando o botão com o mesmo nome.

Se desejar, voc√™ tamb√©m pode fazer o tradu√ß√£o de textos presente em c√©lulas espec√≠ficas pressionando o bot√£o Traduzir, na se√ß√£o idioma. Al√©m disso, se o documento for usado por v√°rias pessoas, voc√™ pode inserir coment√°rios para o revis√£o do trabalho: todos os bot√Ķes utilizados para este fim est√£o presentes na se√ß√£o coment√°rios.

Se, por outro lado, voc√™ deseja que seu trabalho n√£o seja modificado por aqueles a quem voc√™ distribui o arquivo, voc√™ pode decidir definir um prote√ß√£o de senha. Os bot√Ķes Proteger folha e Proteger a pasta de trabalho permitem que voc√™ execute esta opera√ß√£o, bloqueando a modifica√ß√£o de todo o arquivo. √ötil, n√£o acha?

Caso você precise ter certeza de que apenas algumas células podem ser editadas, clique com o botão direito do mouse em uma célula e pressione a entrada Formato de célula, no menu de contexto que é mostrado a você. Na tela que se abre, selecione a guia Proteção, desmarque a caixa Bloccata e então pressione então OK.

Em suma, agindo desta forma, se você ativar a proteção na planilha como indiquei anteriormente, a modificação será permitida apenas para as células cujo rótulo foi removido Bloccata.

Alterando a exibição de dados e macros

A tela de exibi√ß√£o da planilha do Excel pode ser alterada usando os bot√Ķes na se√ß√£o Ver. Nesta se√ß√£o, voc√™ pode alterar o estilo visual, para que, por exemplo, o quebras de p√°gina ou o governante.

Você também pode decidir congelar linhas ou colunas para que sempre apareçam ao rolar por uma mesa longa. Este recurso pode ser ativado clicando na guia Ver e depois no botão Congelar painéis, na seção Janela.

O Microsoft Excel tamb√©m permite que voc√™ crie macro meios Microsoft Visual Basic, uma ferramenta de programa√ß√£o avan√ßada. Estas √ļltimas nada mais s√£o do que instru√ß√Ķes programadas pelo usu√°rio e √ļteis para a execu√ß√£o de etapas repetitivas. Um exemplo √© a cria√ß√£o de uma macro para formatar o estilo dos novos dados inseridos, de acordo com algumas instru√ß√Ķes precisas indicadas pelo usu√°rio.

Se as macros consistem em opera√ß√Ķes a serem realizadas em fun√ß√Ķes presentes na interface do Microsoft Excel, basta usar o bot√£o Gravar macros. Ent√£o, na janela que √© mostrada a voc√™, insira o nome da macro, o tecla de atalho e ent√£o pressione OK para come√ßar a gravar. Voc√™ deve, ent√£o, realizar manualmente a opera√ß√£o que deseja automatizar e, em seguida, pressionar o bot√£o Pare de gravar, para salv√°-la.

Com um conhecimento mais avan√ßado do Microsoft Visual Basic, opera√ß√Ķes ainda mais complexas e elaboradas podem ser realizadas, criando um n√≠vel estendido de customiza√ß√£o da planilha.

Salve uma planilha e imprima

Você terminou de trabalhar com a planilha do Excel? Muito bem; neste ponto, você deve prosseguir com o resgate do arquivo. Basicamente, o Microsoft Excel salva o arquivo automaticamente a cada 10 minutos, mas você pode salvá-lo manualmente pressionando o ícone com o símbolo de um disquete, que você encontra localizado no canto superior esquerdo.

Se você deseja salvar a planilha em uma pasta específica ou em outro formato, clique na guia Envie o e, em seguida, pressione no item do menu Salvar com nome, localizado na barra lateral esquerda. Em seguida, selecione o botão Massa folhada e navegue nas pastas do computador, para selecionar o destino onde armazenar o arquivo.

Neste ponto, usando o menu suspenso correspondente ao item Salvar como, você pode optar por salvar a pasta de trabalho em outro formato diferente do padrão XLSX. Só para dar alguns exemplos, você pode usar o formato antigo xls ou aquele ods o csv. Você também pode usar a impressora PDF da Microsoft para salvar o arquivo em PDF.

Se voc√™ quiser, em vez disso, imprimir um arquivo Excel, clique na guia Envie o e, em seguida, pressione no item imprensa, na barra lateral esquerda. Em seguida, escolha a impressora e defina as configura√ß√Ķes de impress√£o de acordo com suas necessidades, usando as informa√ß√Ķes que voc√™ v√™ na tela. Neste ponto, pressione o bot√£o imprensa para come√ßar a imprimir o arquivo Excel.

Mais informa√ß√Ķes √ļteis sobre como usar o Excel

Al√©m das informa√ß√Ķes relatadas neste guia, voc√™ pode se interessar por alguns tutoriais que fiz no Microsoft Excel, como como usar o Excel para faturas ou como normalizar dados no Excel. Se voc√™ tamb√©m estiver interessado em ler outros tutoriais no Microsoft Excel, sugiro que voc√™ clique neste link para ver todos os guias que escrevi sobre este software.

Além disso, se você precisa estudar alguns aspectos deste software em particular, posso recomendar alguns livros que certamente o ajudarão no uso profissional.

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Usando o Excel online

Conforme mencionado acima, o Microsoft Excel é um software pago. Por esse motivo, caso você não queira comprá-lo, mas ainda queira usar seus recursos, recomendo que considere usar Microsoft Excel Online.

Essa ferramenta permite que você trabalhe em planilhas do Excel via navegador, como se estivesse usando um software de computador. A vantagem que se pode obter é a de poder partilhar documentos, de forma que possivelmente vários utilizadores possam trabalhar no mesmo ficheiro ao mesmo tempo, se esta possibilidade estiver correctamente configurada.

Nesse sentido, para compartilhar uma planilha do Microsoft Excel Online, clique no bot√£o a√ß√£o que voc√™ encontra no canto superior direito e digite o endere√ßo de e-mail do destinat√°rio. Em seguida, clique no texto Destinat√°rios autorizados a modificar para alterar as permiss√Ķes de edi√ß√£o do documento e permitir o acesso at√© mesmo para aqueles que n√£o possuem uma conta da Microsoft.

O Microsoft Excel Online √© quase id√™ntico em sua funcionalidade ao software de desktop. Alguns recursos, no entanto, n√£o est√£o presentes nesta vers√£o, como o prote√ß√£o de uma planilha via senha ouimporta√ß√£o de dados de uma fonte externa. Al√©m disso, √© permitido salvar arquivos apenas em formatos XLSX e ods.

Posto isto, para tudo o que se refere ao funcionamento do Microsoft Excel Online, consulte os capítulos anteriores dedicados ao Windows e ao macOS, pois é possível utilizá-los da mesma forma.

Use o Excel em smartphones e tablets

Se voc√™ estiver fora do escrit√≥rio ou de casa e n√£o tiver um laptop com voc√™, pode confiar no aplicativo Microsoft Excel para Android (tamb√©m em lojas alternativas) e iOS / iPadOS, para que voc√™ possa trabalhar em um arquivo Excel, atuando como um smartphone ou tablet. O aplicativo √© gratuito para todos os dispositivos com dimens√Ķes iguais ou menores que 10.1 ‚Ä≥.

Em comparação com o software de desktop e a ferramenta online, o aplicativo móvel tem significativamente menos funcionalidades. Falando, no entanto, dos presentes, existe a possibilidade de inserir qualquer função numa célula, utilizando o botão relativo no canto superior esquerdo do ecrã, ou alterar a formatação dos dados e das células individuais.

Al√©m disso, existem fun√ß√Ķes de c√°lculo, como a soma alg√©brica, a m√©dia e a contagem de valores, ou ainda aquelas para ordenar e filtrar os dados de uma tabela. Voc√™ tamb√©m pode adicionar tabelas e gr√°ficos ou desenhar √† m√£o livre.

No entanto, ao adquirir o Ourodispon√≠vel em Microsoft 365, voc√™ obt√©m acesso a alguns recursos adicionais, como a capacidade de aplicar v√°rias cores para formata√ß√£o ou o que voc√™ precisa para alterar os estilos e layouts de tabelas din√Ęmicas, por exemplo.

Se você está interessado em como o aplicativo funciona Microsoft Excel em smartphones e tablets, sugiro que você leia alguns dos meus guias dedicados ao tema: como usar o Excel no Android, como usar o Excel no iPhone e como usar o Excel no iPad.

Use o Excel sem um mouse

Voc√™ precisa saber que n√£o importa qual dispositivo voc√™ est√° usando para executar o Excel, voc√™ pode use o teclado para realizar opera√ß√Ķes r√°pidas.

Por exemplo em Microsoft Excel ed Excel Online, voc√™ pode usar o teclado em vez do mouse para realizar alguns procedimentos; no aplicativo sobressairpor outro lado, ao conectar um teclado, voc√™ pode evitar fazer toques na tela para algumas opera√ß√Ķes.

Por exemplo no Microsoft Excel para Windowspressionando a tecla ABA você pode mover-se entre as guias do menu na parte superior pressionando CTRL + Jem vez disso, você pode inserir a hora atual em uma célula.

Na verdade, existem muitos atalhos de teclado para o Excel. Se você quiser descobrir todos eles, tanto no que diz respeito ao software de desktop, quanto à plataforma online e ao aplicativo móvel, recomendo que você consulte o guia oficial da Microsoft.

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